CiviCRM: le paramétrage…. 2ème partie: les contacts

Nous allons aborder ici la gestion des contacts, avec « Ajouter et modifier des contacts » de la check-list de CiviCRM.

Vous êtes désormais avec une interface en français, je n’utiliserai donc pas les termes anglo-saxons, à moins qu’ils ne soient pas traduits dans l’interface ou qu’il n’y ait aucun équivalent en français.

Autant j’aime l’informatique, autant j’exècre le fait de sur-utiliser l’anglais pour essayer de « montrer sa science ». Je le fais si je n’ai pas le choix, mais ayant la langue française à ma disposition, je l’utilise le plus possible. Tout ça n’a pas beaucoup de rapport avec la choucroute je sais, mais je voulais que ce soit dit.

Nous allons passer à la configuration concernant les contacts dans CiviCRM. Voici donc l’écran qui sert de base à cet article:

CiviCRM Param Ajout Modif Contacts

Et bien nous allons les prendre dans l’ordre, donc en premier lieu nous allons cliquer sur « Préférences d’affichage« :

CiviCRM Param Contact Pref Affichage 1

Les « Informations à afficher » sont en général difficile à cocher ou décocher sans avoir commencer à utiliser le CRM, sauf si vous avez déjà l’expérience d’un autre CRM pour gérer votre activité. Pour ma part, je laisse en l’état, sachant que si le module n’est pas activé, l’onglet correspondant ne s’affichera pas.

Laissez l’option « Consultation groupes dynamiques » telle qu’elle, à savoir « sur demande« .

Les « Informations éditables » restent aussi comme elles sont paramétrées, vous pouvez en changer l’ordre si vous le souhaitez, en fonction de vos habitudes de travail sur d’autres logiciels par exemple. Si vous utilisez l' »OpenID« , vous pouvez aussi cocher l’option afin de l’inclure dans la fiche contact.

CiviCRM Param Contact Pref Affichage 2

Choisissez ensuite les paramètres possibles de « Recherche de contact« , plus vous en avez, plus vous aurez de critères de recherche possible, et moins vous en avez, plus la recherche sera « simplifiée ». Là aussi, c’est fonction de l’utilisation de chacun.

« Vérifier des contacts similaires » vous permet au fur et à mesure de la saisie dans une recherche d’avoir les noms approchant qui s’affichent.

« Notifier les assignations d’activité » permet d’envoyer à un contact une notification automatique par mail si une (ou des) activités lui est (sont) assigné(s).

Vous pouvez en plus si vous le désirez, faire en sorte que l’activité donne lieu à une réunion enregistrée au format ICal, qui sera enregistrer et envoyer au contact en plus du mail. Ne connaissant pas encore cette fonctionnalité, je reprends juste ce qui est écrit sur ce sujet. Je préciserai lors de l’utilisation.

Le « Tableau de bord du contact » permet à ce contact de voir tout ce qui le concerne, en fonction du paramétrage que vous aurez choisit. Vous pouvez donc contrôler ce à quoi il accède sur son tableau de bord en cochant et décochant les options.

CiviCRM Param Contact Pref Affichage 3

L' »Éditeur WYSIWYG » est un éditeur permettant de taper du texte et de vous le montrer tel qu’il sera vu dans l’interface Web. WYSIWYG est l’acronyme de la locution anglaise « What you see is what you get », signifiant littéralement en français « ce que vous voyez est ce que vous obtenez » ou de façon plus concise « tel affichage, tel résultat » ou encore plus simplement tel quel.(Source Wikipédia ici). Vous avez le choix entre 2 éditeurs CKEditor et TinyMCE et un éditeur de texte. En choisissant l’éditeur de texte, si vous souhaitez une mise en page Web, il vous faudra tout taper, y compris les « balises » HTML (c’est à dire du code HTML). Pour ma part pour l’instant, je laisse l’éditeur par défaut, je verrais par la suite à l’usage. Je crois même que l’on peut en ajouter d’autres, mais je le confirmerai dans un autre article.

Le « Format d’affichage des noms » n’est pas à changer pour ma part, il reprend le modèle anglo-saxons, et ça peut donner quelque chose du genre:

Docteur Michel Debout Junior

Prefix First_name last_name suffix

Libre à vous de vouloir inter-changer l’ordre, supprimer un élément.

Même principe pour l' »Ordre de tri des noms« , on triera sur le nom, puis le prénom (last_mane puis first_name). Pour moi, c’est correct, je laisse tel quel.

Cliquons donc sur « Enregistrer » pour passer cette section au vert dans la check-list.

CiviCRM Param Ajout Modif Contacts 2

Passons aux « Paramètres d’adresse » afin de mettre en forme l’affichage des adresses de nos contacts:

CiviCRM Param Paramètres d adresse 1

Nous avons ici un format américain de l’affichage, qui place dans l’ordre l’adresse, la rue, les lignes de supplément 1 et 2 (lieu dit par exemple), la ville, la « province » (département pour nous par exemple), le code postal et le pays. Nous avons plus l’habitude d’afficher le code postal avant la ville, le département étant peu souvent affiché et enfin le pays. Nous allons donc modifier pour avoir dans les 2 encadrés (publipostage et affiche de l’adresse) la fin comme suit:

– Avant:

{contact.addressee}
{contact.street_address}
{contact.supplemental_address_1}
{contact.supplemental_address_2}
{contact.city}{, }{contact.state_province}{ }{contact.postal_code}
{contact.country}

– Après:

{contact.addressee}
{contact.street_address}
{contact.supplemental_address_1}
{contact.supplemental_address_2}
{contact.postal_code}{ }{contact.city}
{contact.state_province}
{contact.country}

Libre à vous d’adapter, surtout pour le publipostage en fonction de votre utilisation.

L' »édition de l’adresse » vous permet d’avoir des champs supplémentaires afin d’avoir les informations de contact, certaines dont nous pouvons nous passer, d’autres non. Le paramétrage se fera ici aussi selon votre utilisation. Pour ma part, par exemple, je ne conserve pas les informations de géolocalisation, je décocherai donc les latitude et longitude.

Vous avez ensuite la « Normalisation de l’adresse » vous permettant de récupérer des informations d’adresse standardisées. Ici le service est proposé par USPS, je ne sais pas s’il est possible d’ajouter d’autres fournisseurs de services ici, je ne m’étendrais donc pas plus sur ce sujet.

Nous finissons cette partie par CiviCRM Bouton Enregistrer, CiviCRM Sauvegarde Effectuée, nous voilà au vert sur ce sujet

CiviCRM Param Param Adresse Fait

La partie suivante concerne la géolocalisation, et ne l’utilisant pas, je vais juste cliquer sur le lien, entrer dans « Géolocalisation et géocodage » et cliquer sur CiviCRM Bouton Enregistrer pour passer au vert dans l’interface de paramétrage. Si un jour j’utilise la géolocalisation, je compléterai l’article.

CiviCRM Param Géo Fait

La section suivante porte sur les « Préférences de recherche« , je ne vais rien changer dans cet écran non plus, laissant les paramètres par défaut. Je vais donc juste entrer dans l’écran, comme précédemment, et ensuite cliquer sur « Enregistrer » pour passer au vert.

CiviCRM Param recherche Fait

Dans la section « Divers« , vous pouvez paramétrer diverses options, mais comme ici je suis sur une installation en local, je ne vais pas m’étendre sur ces options que je vais garder inchangé. La section reCAPTCHA peut être à paramétrer si vous possédez un compte associé, afin d’éviter que des robots ne vous « harcèlent », et la section permettant de générer des PDFs. Encore une fois, à vous de voir en fonction de votre utilisation. Je clique donc sur Enregistrer afin d’avoir la passage au vert.

CiviCRM Param Contacts Divers Fait

Nous arrivons à la dernière section, le paramétrage des « Types de contact« , particulier, professionnel, et autres que vous pouvez modifier. Vous pouvez bien sur ajouter vos propres types de contact.

CiviCRM Param Contact Types

En cliquant sur CiviCRM Aide Contextuelle, vous pouvez avoir des informations supplémentaires sur la modification de types, mais aussi sur la création de nouveau types.

Par exemple, je dois créer un type de contact « Bénévole » pour compléter ma liste. Pour ce faire, naturellement, je vais cliquer sur « Ajouter un type de contact« , et arriver à l’écran de création de type:

CiviCRM Param Contact Création Type

Je vais donc lui donner le nom « Bénévole« , éventuellement lui associer une image, une description et laisser la case à cocher « Actif » cochée.

CiviCRM Param Contact Créer Type

Pour enregistrer ce type de contact, il faut cliquer sur le bouton « Enregistrer » bien sur. Nous obtenons alors:

CiviCRM Param Type Contact Créé

CiviCRM Param Contact Types avec nouveau

Ce nouveau type de contact peut être modifié, supprimé ou désactivé. Vous pouvez, si vous voulez être très précis, lui donner un libellé très clair. Par exemple, je me suis basé sur le type de base « Particulier » pour créer mon type « Bénévole« , j’aurai très bien pu être très précis et lui donner le nom « Bénévole particulier« , ne sachant pas si à terme je dois créer un type bénévole lié à une organisation.

Nous avons passé en revue les paramètres concernant les contacts, revenons sur la check-list à l’aide du menu Administrer, Console d’administration, check-list

CiviCRM Menu Administrer Cosnole Admin Check-list

Et nous allons pouvoir constaté que, concernant le paramétrage des contacts, nous sommes désormais au vert pour tout:

CiviCRM Param Contacts Fait

Bien sur, ça ne veut pas dire que nous ne pouvons pas compléter ce paramétrage de façon régulière, en fonction de l’usage du CRM. Ces paramètres restent accessibles.

Bon paramétrage des contacts…

La suite avec les courriels

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Une réflexion sur “CiviCRM: le paramétrage…. 2ème partie: les contacts

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