CiviCRM: le paramétrage… 5ème partie: Importer et Organiser vos contacts

Après une pause sur le sujet CiviCRM, nous voici de retour.

Avant de commencer les sections 6 (organiser vos contacts) et 7 (Personnalisez), vos données doivent être triées, organisées, les doublons doivent avoir disparu.

Vos données bien structurées seront alors importées dans la base de données de CiviCRM permettant leurs utilisations.

Le processus est assez simple en fait, vous devez disposer du (ou des) fichiers de données au format CSV (un format texte structuré) que vous obtenez à partir d’un tableur par exemple.

Si vous disposez déjà d’une base de données, il vous suffit de faire une exportation des données dans ce format. Comme en France, nous utilisons souvent comme séparateur décimal la virgule « ,« , je vous conseille de prendre comme séparateur le point-virgule « ;« . Le fichier au format CSV sera alors affichable dans un tableur.

Assurez-vous, avant toute importation, de la validité de vos données, du fait que vous n’avez pas de doublons, de données obsolètes ou incomplètes voire erronées. Toutes données incorrectes sera soit incorporées, et à vous de modifier ces données ensuite, soit rejetées, et vous devrez ensuite les saisir manuellement. Moins vous avez de données incorrectes, moins vous perdez de temps en nouvelles saisies.

Une fois ce travail de correction et/ou de suppression de données, CiviCRM vous propose un outil d’importation qui vous permet de « mapper » vos données pour les importer dans CiviCRM. Mais qu’est-ce que c’est « mapper » ?

Dans votre fichier CSV, vous avez des données qui correspondent à une nomenclature que vous avez choisi. Dans de nombreux cas, un « prénom » de votre fichier correspond au « prénom » dans CiviCRM. Mais dans d’autre cas, il vous faudra désigner à quoi correspond votre champ de votre fichier CSV pour CiviCRM: le mappage.

Vous comprenez donc que même si CiviCRM et son outil d’importation de données vous permet de récupérer vos données, celles-ci doivent être structurées et correctes. CiviCRM ne pourra en aucun cas les corriger à votre place.

L’outil d’importation de CiviCRM permet de vous donner des pistes de corrections avant d’effectuer l’importation. Lorsque vous voulez importer vos données, CiviCRM le fait en plusieurs étapes, dont une qui est la vérification des données selon leur structure et les valeurs obligatoires attendues. Après cette vérification, CiviCRM propose un fichier d’erreur(s) très détaillé vous permettant en dernier ressort d’annuler l’importation, de sauvegarder ce fichier d’erreur(s) et ensuite de reprendre la correction de votre fichier CSV et ainsi avoir un fichier le plus correct possible.

Une fois que vous êtes sûr de vos données (autant que faire ce peut), alors vous pouvez mener à bien votre importation.

Nous allons donc voir maintenant comment se passe concrètement l’importation de données concernant les contacts, grâce à l’interface prévue à cet effet dans CiviCRM, l’importation des contacts.

Pour ce faire, nous allons, dans le menu de CiviCRM, chercher le menu « Contacts« , puis « Importer des contacts« :

CiviCRM Contacts Importer contacts

L’importation des données se fait en 4 étapes:

CiviCRM Contacts Importer contacts Etapes

La 1ère étape consiste à choisir la source de données: soit le fichier CSV, soit directement une base de données. Le second choix implique de savoir construire des requêtes SQL (langage des bases de données), ce qui explique pourquoi je n’ai parlé que du fichier CSV précédemment.

Vous avez donc cet interface à l’écran pour la sélection du fichier:

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 1

Je laisse donc, pour ma part, le fichier au format CSV, je devrais donc spécifier où se trouve ce fichier et si la première ligne de mon fichier contient l’entête des colonnes ou pas (dans mon cas, je cocherai la case « La première ligne contient les intitulés de colonnes ?« ).

Dans les Options d’import, il faut dire quel type d’enregistrement vous allez entrer (particulier, foyer ou organisation), ce qu’il faut faire des enregistrements en double, quel est le séparateur (voir au dessus), quel est le format de la date, et éventuellement, si vous n’en êtes pas à votre coup d’essai, un mappage déjà enregistré par vos soins.

Une fois tout ceci fait, vous pouvez cliquer sur Suivant afin de passer à l’étape 2, la Correspondance des champs.

Le programme travaille et vous donne l’écran suivant:

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 2

Il faut maintenant mapper les champs afin d’importer vos données aussi fidèlement que possible. En général, c’est assez simple, selon les intitulés de vos champs. Mais certaines fois, vous aurez du mal à trouver une correspondance exacte entre vos champs et ceux de CiviCRM. À vous de voir ce que vous décidez, soit vous ne mappez pas le(s) champ(s) et vous devrez le saisir manuellement par la suite, soit vus trouvez une correspondance proche et vous devrez vérifier par la suite la bonne concordance.

Voici des exemples simples pour mapper vos champs:

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 2 Exemple 1

Les étoiles indiquent les champs obligatoires

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 2 Exemple 2

À vous de choisir à quoi correspondent les champs d’adresse de votre fichier en rapport avec CiviCRM. Vous pourrez en changer le type ensuite si vous avez commis une erreur.

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 2 Exemple 3

Le choix d’entrée pour les téléphones est assez vaste. Ils sont modifiables bien sûr par la suite.

Avant de continuer en cliquant sur Suivant, vous pouvez sauvegarder votre mappage pour éventuellement le réutiliser ensuite.

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 2 Sauver correspondance

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 2 Sauver correspondance Exemple

En cliquant ensuite sur Suivant, la correspondance sera automatiquement sauvegardée, si vous avez choisi de le faire bien sûr.

L’étape 3 commence, il s’agit de la prévisualisation. CiviCRM parcourt votre fichier, essaie de faire le mappage définit, et en même temps vérifie que les données correspondent à ce mappage. Ainsi, il va pouvoir vous donner une idée de la fiabilité de votre fichier et de vos données. L’écran s’affiche et vous indique si des erreurs existent dans votre fichier, et si c’est le cas, génère un fichier d’erreur.

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 3

En cliquant sur un des liens, vous téléchargez le fichier d’erreurs:

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 3 Fichier erreurs import

Il suffit ensuite de l’ouvrir avec votre tableur (pour ma part Calc) afin de visualiser les résultats:

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 3 Fichier erreurs import Visualisation

La quasi-intégralité des données du fichier d’import en erreur sont reprises dans ce fichier. Pour chaque enregistrement en erreur, vous avez l’intégralité des données dans ce fichier. Ceci vous permet très rapidement de retrouver l’erreur et de corriger votre fichier de données. Le fichier à corriger est bien votre fichier CSV de données, et non ce fichier d’erreurs.

Vous avez donc le choix ici, soit de continuer et de laisser vos données en erreur provisoirement sur le côté, soit d’arrêter, de cliquer dans CiviCRM sur Précédent et ainsi de vous donner le temps de corriger avant d’essayer de nouveau un import global.

Ce choix vous appartient, à vous de voir quelle solution est la plus adaptée à votre cas.

La dernière étape est à portée de clic, il suffit de cliquer sur Importer maintenant afin d’effectuer l’opération. Pour l’exemple, je vais donc poursuivre et importer mes données. Par chance (et beaucoup de travail sur les données en amont), je n’avais plus une seule erreur avant de déclencher l’import effectif des données.

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 4

Un petit clic sur « OK »

 

CiviCRM Contacts Importer contacts Etape 4 Importation

L’importation des données est encours, patience…..

L’importation s’est terminée, vous avez de la chance et avez très bien organisé vos données, pas d’erreur, tout va bien pour vous, j’en suis ravi.

Dans le cas contraire, vous allez obtenir l’importation de vos données, mais aussi un petit fichier d’erreur qui s’appelle: « Import_Mismatch.csv » qui contient les quelques erreurs survenues pendant l’importation de vos données. Ce fichier contient les lignes qui ont posé problèmes ainsi que la cause du problème détecter par CiviCRM.

Par exemple, dans mon cas, j’ai des doublons:

Des doublons existent dans mes contacts

Des doublons existent dans mes contacts

Soit j’ai réellement des doublons que je n’avais pas détecté, soit mes critères d’importation ne distinguent pas assez mes données. Il me faudra trouver une solution ultérieurement.

Voilà donc pour l’importation de données ce qu’il se passe, sachant qu’ensuite vous allez pouvoir enregistrer des données sur les « Organisations », des « Foyers », et autres en fonction des types de contacts définis dans votre CiviCRM. Vous pourrez même, dans certains cas, être plus précis avec un « sous-type ».

Une petite expérience de l’importation, qui a pris un certain temps à être écrit, entre ma disponibilité et surtout la bonne concordance de données dans le jeu de test que je possède. Il fallait aussi arriver à la fin de la phase d’importation avec un gros travail de préparation en amont des données avec la personne investie de l’association pour qui nous essayons de démarrer en production cet outil. Si vous voulez les connaître, allez donc voir un peu leur site, celui du GRAINE Poitou-Charentes

Et une fois ici, c’est loin d’être terminé, il y a encore beaucoup à faire, et certainement plein d’articles encore à écrire. À suivre donc….

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Une réflexion sur “CiviCRM: le paramétrage… 5ème partie: Importer et Organiser vos contacts

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